La distance crée un vide donc du manque… et un désir de le combler. Un excellent élan pour renouveler nos modes co-opératifs !

Concrètement, comment faire pour coopérer à distance? Plus bas dans cette article, je vous propose la méthode « Stocker pour les 6 R » .

A l’instar de chaque crise, celle-ci recèle ses dangers et ses opportunités. L’isolement et/ou la promiscuité seront confrontants. Chacun.e aura rendez-vous avec soi-même, ses merveilles et ses parts d’ombre. Il faudra se supporter dans tous les sens du terme : rester tranquille, dominer son impatience, voyager immobile, se discipliner etc… et soutenir ses proches, ses co-équipiers, les personnes avec lesquelles nous travaillons.

Devant la crise, nous ne sommes pas égaux. Sur les plans matériel (espace disponible, accès à la nature, qualité du réseau Internet, sécurité de l’emploi, patrimoine…)  et psychologique (envie de passer du temps en famille, aisance à accompagner scolairement les enfants, inclinaison à l’introspection…), Chaque individu vivra l’isolement plus ou moins facilement.

Le télétravail * , à temps plein pour tous, exacerbe les difficultés organisationnelles pré-existantes. Il risque de ralentir certains projets, de dissoudre l’esprit d’équipe.

Pour la vaste majorité de la population active, le télétravail à cette échelle est sans précédent. Comment prendre de nouvelles habitudes, adopter des modes de fonctionnement inédits, rester efficace ensemble ?

Si la distanciation est sociale, l’organisation est vitale.

La question de conserver et tisser des liens n’est pas la focale des préconisations de ce court article. Nous y reviendrons. Notre sujet, ici, se veut plus opérationnel : comment co-opérer à distance ?

Constats : A distance, dans la durée, 3 saboteurs entravent notre productivité :

·   Interruptions (la vie confinée à la maison peut être agitée !)

·   Incompréhensions (les canaux informels étant fermés, les espaces de régulation forclos)

·   Désynchronisation (les « horaires de bureau » ont volé en éclat)

Objectif : lever ces 3 principales embûches :

Méthode : Stocker pour les 6 R :

Stocker : chaque membre de l’équipe note les points qu’il / elle souhaite partager dans un outil ou un carnet de notes. Ce stock de points à partager va être traité (et c’est à cette perspective que chacun.e stocke) grâce aux 6R : des Rdv ritualisés, régulés, réguliers, rigoureux et réjouissants .

1/ R dv en visio (sur l’outil qui convient à l’équipe)

2/ R itualisés car encadrés par une inclusion et une déclusion et parce qu’y sont traités les points un à un (cf la réunion de « Triage » en Holacracy),

3/ R égulés car les rôles sont clairement répartis (Facilitation, Scribe, Cadence…)

4/ R éguliers dans le respect du biorythme de l’équipe : par exemple, une fois par jour 15 minutes le matin (à la manière des “stand up meetings » chez les agilistes) + 1h le premier et/ou dernier jour de la semaine.

5/ R igoureux puisque le travail à distance ensemble nécessite d’abord une pleine présence : s’isoler dans une pièce si possible, écarter toute distraction et notamment son téléphone. Rigoureux, cela commence par une ponctualité (aux Rdv) à la minute près. Sans elle, la synchronisation qui trouve ses palliatifs dans “la vie réelle”, est mise à mal à distance. Rigoureux enfin parce que chaque participant a rassemblé ses notes et les points qu’il souhaite porter à l’attention du groupe (cf « stocker »).

6/ R éjouissants, le dernier mais pas le moindre des 6 R : il existe mille trucs et astuces pour ajouter du plaisir à l’efficacité ! De dire quelque chose de gentil ET sincère à la personne dont le prénom nous suit dans l’ordre alphabétique, jusqu’à la douche énergétique, en passant par la célébration des succès.

Au-delà des postures et des outils concrets aux équipes, nous lançons une invitation à transformer nos actuelles difficultés en immense opportunité d’œuvrer ensemble autrement . Si la distanciation est sociale, l’organisation est vitale.

* Environ 12 % d’actifs (sur 26,2 millions) travaillent déjà de chez eux au moins une journée par semaine.